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透過 Google Sheet 與 Google Apps Script 結合，打造一套可視化條件設定（特定主旨、寄件者或網域的信件）、定時清理 Gmail 的自動化系統，有效釋放信箱空間。
研究背景
由於 Gmail 信箱時常接收大量各種網路服務、 APP 、網路銀行等登入通知、付款明細、信用卡帳單、驗證碼、活動電子報等系統信擠爆！這些具時效性的信件，每日自動湧入但通常不具備長期保存價值，卻長期佔據 Gmail 空間，影響使用體驗（ Google 家的各式服務空間是連通共用的，例：Google Drive）。
因此想針對系統信固定特徵的性質，設計一自動化清理小系統，幫助自己定期刪除不必要信件，再由垃圾桶定期將30天以上的垃圾丟掉，把儲存空間自動空出來！
主要功能
目標是讓 Gmail 自動刪除指定條件的信件，而且不需要進入 Gmail 操作，只要在 Google Sheet 上設定好條件，就會每天定時自動執行。
大致上分為：條件設定介面（Google Sheet「 Rules 」工作表）、自動執行邏輯（Google Apps Script）、刪除紀錄與除錯機制（Google Sheet「 log 」工作表），這三塊。
Google Apps Script 定時觸發負責執行刪除任務 → 從試算表讀條件規則 → 查 Gmail 信箱 → 篩選 → 丟進垃圾桶。
條件設定介面（Google Sheet「Rules」工作表）
- 支援輸入主旨關鍵字、比對方式（完全符合 / 包含）、信件分類、天數條件等。
- 可設定是否只刪除收件匣、是否刪除整串對話。
- 可自由啟用或停用某一條規則。
自動執行邏輯（Google Apps Script）
- 排程讓時間觸發器定時執行對應信件類別刪除函式。
- 符合條件的信件會自動刪除，並記錄 log。
刪除紀錄與除錯機制（Google Sheet「log」工作表）
- 每次執行的結果寫入 Log 表內，顯示每次任務的各條規則各自刪了多少封信。
- 方便觀察執行成果與進行除錯。
設計與實作技術
系統的核心設計是「讓使用者透過 Google Sheet 設定篩選規則，讓 Google Apps Script 自動執行刪除任務」
條件設定介面（Google Sheet「Rules」工作表）
以試算表內工作表作條件管理設定區：
Enabled：控制是否啟用該條件
Category：自訂類別（如：login、payment、2FA、news）
Field：比對欄位（如：主旨subject/ 寄件人from/ 網域domain）
Match：比對方式（如：包含contains/ 完全符合exact）
Pattern：欲比對的文字內容
AgeDays：刪除幾天以前的信件，>= N 天才可刪；0 ＝不限制
NewerThan：搜尋特定時間範圍內信件（如 30d 為今日往前30天內）；0 ＝不限制
OnlyInbox：TRUE 只掃收件匣；FALSE 全郵件
DeleteWholeThread：TRUE 命中一封就整串丟；FALSE 只刪命中的單封
Note：使用者備註
自動執行邏輯（Google Apps Script）
- 類別入口：各類別有單獨的刪除函式
- 建立排程（時間觸發）：可依各類別性質安排各自的觸發時間與頻率。
- 批次處理
- 系統時間限制處理
開發問題筆記
- 技術棧之選擇：
Google Sheet + Google Apps Script - 因為本身 Gmail 就同為G家的服務之一，支援性高。
- 考量若以其他程式、n8n 等實作，未來維護上可能沒有比用 Google Sheet 擴充規則來的方便。
- Google Apps Script 單次執行上限為 6 分鐘（免費帳號），導致刪除信件會有限。
- 增加批次功能、函式設定5分鐘即跳出等功能：
- 記錄當前執行進度（游標）
- 使換批次時，每個類別可接續上次未完成進度往下進行。
- 改善使用者體驗：
- Google Sheet 內的「選項型」欄位，使用下拉選單、核取方塊（替代TRUE/FALSE）等，且設定不同顏色區分，友善使用者作選項切換。
- 使用 Google Sheet 內的 app script 綁定試算表，同時也設定試算表 UI，平時有需要可進本表在畫面上方直接點選作手動啟動。
- 各刪除規則的函式皆補上
appendLog_，讓 Log 工作表完整記錄每次所執行的刪除任務。
實測效果
小小後記
會作這個小工具，是近期自己又遇到一實際痛點——我的儲存空間容量快要爆掉了！
我的容量常常在上限邊緣徘徊，每每都拖到快沒空間用，才匆匆著手花時間人工處理。
（特別是那些各家銀行、各大平台服務的「系統通知」信件，通常數量很多、有時效性、沒有保存必要😅）
現在，能透過小工具解決這件「麻煩又非常花時間」的動作，舒緩我常常雲端空間不夠的容量焦慮，真的是很值得的小事！
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